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Digitale Zentrale | Sebastian Meier
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Homeoffice: Was ist drin für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Es gibt viele Argumente für Homeoffice und viele Argumente gegen Homeoffice. Aber was wenn der Arbeitgeber jetzt plötzlich will, dass ich ins Homeoffice wechseln muss. Was wenn von den Arbeitnehmern verständlicher Weise der Druck höher wird Homeoffice anzubieten. Wir betrachten das in diesem Artikel von beiden Seiten.

Kurz zu mir selbst: Ich arbeite seit über 10 Jahren in der IT-Branche mit Remote Teams und habe aufgrund meiner Tätigkeiten Einblicke in alle Größen von Betrieben aus verschiedensten Branchen und vor Allem auf beide Seiten. Deshalb betrachte ich die Thematik nicht nur aus IT Sicht. Gerne berate und helfe ich Ihnen bei der Umsetzung!

Die Situation für Arbeitgeber

Viele Unternehmen haben bereits das Homeofficeangebot für ihre Arbeitnehmer ausgeweitet oder gar alle ins Homeoffice geschickt. In einigen Unternehmen war das bereits vor Corona und der Covid-19 Pandemie normal. Was aber wenn Sie bisher noch kein Homeoffice anbieten oder schlechte Erfahrungen damit gemacht haben?

Fangen wir mit einem Punkt an, der wohl auch bei Arbeitnehmer zutrifft die bisher mit der Heimarbeit nichts zu tun hatten: Gewohnheit.

Sie sind es gewohnt, bei Bedarf einfach den Mitarbeiter persönlich eine Aufgabe zu geben oder sich mit ihren Kollegen abzustimmen. Es mag zwar erstmal provokativ wirken – aber: Das geht im Homeoffice natürlich auch. Zwar kann man nicht mehr einfach schnell mal vorbei schauen, allerdings wie oft stört das evtl. nicht sowieso? Denn aus einem Übermitteln einer Aufgabe wird schnell mal mehr – sei es ein Schwätzchen oder noch mehr Rückfragen zu anderen Themen etc. Das hat alles seine Vor- und Nachteile. In Zeiten in denen die Arbeit allerdings immer mehr wird ist „auf Zuruf“ vielleicht sowieso nicht mehr angebracht.

Und da kommen wir schon zum nächsten Punkt: Das Tooling.

Es stört sicherlich keinen Mitarbeiter, wenn Sie ihn x-fach am Tag anrufen und Aufgaben verteilen. Das ist ja auch seine Daseinsberechtigung. Allerdings ist es nicht eleganter Sie hätten ein Tool in dem Sie die Aufgaben vielleicht einfach übermitteln können? Der Vorteil ist ganz klar: Der Mitarbeiter wird in seiner aktuellen Tätigkeit nicht gestört, Sie brauchen nicht extra zum Hörer greifen und Sie können selbst nachvollziehen was Sie weitergegeben haben bzw. was dessen Bearbeitungsstatus ist. Noch besser: Wenn Sie mehrere Teammitglieder haben, die evtl. an den gleichen Aufgaben arbeiten können, dann dies entweder im Team oder über Sie in diesem Tool verteilt werden. Somit balancieren Sie auch automatisch Ihre Ressourcen im Team. Beispiel Software kann hier z.B. das weit verbreitete Jira, Redmine oder sonstiges Task Tracking Tool sein.

Denken Sie auch über eine Software zur Kommunikation nach, die dann aber auch jedem im Unternehmen zur Verfügung stehen sollte. Auch wenn es ungewohnt sein mag, aber die Chatfunktion welche von den meisten Tools geboten wird ist goldwert. Außerdem muss nicht jeder seine private Telefonnummer herausgeben. Teams, Skype etc. sind hier Tools. Aber auch wenn Sie extern Telefonieren müssen oder Gespräche annehmen müssen. Hier bieten meist die Telefonanlagenhersteller geeignete Software wie Cisco Webex/Jabber oder Alcatel Rainbow an um nur einige zu nennen. Aber auch reine Online Telefonanlagen können helfen. Sipgate und easybell sind Beispiele. Somit kann jeder Mitarbeiter seine Geschäftstelefonnummer auch zu Hause benutzen. Das wirkt auch z.B. beim Kunden wesentlich professioneller als der Anruf von einer Privatnummer.

Der nächste Punkt ist zunächst eine berechtigte Sorge: Kontrolle

Sie haben bestimmt den einen oder anderen Kandidaten bei dem Sie sich vorstellen können, dass dieser es sich im Homeoffice erst so richtig gemütlich macht. Das Problem: Anscheinend hat dieser Typ von Mitarbeiter generell schon ein Problem mit seiner Performance, sonst wären Ihre sorgen ja unbegründet. Wäre es da nicht sowieso an der Zeit das Gespräch zu suchen? Es klingt vielleicht paradox: Aber hier kann das Homeoffice vielleicht sogar die Lösung sein. Zumindest bietet es einen Grund zur Besprechung um nicht gleich zu direkt zu werden, da sich eben am Umfeld viel ändert. Zudem, was zählt ob der Mitarbeiter im Büro sitzt und vielleicht nur surft oder dies zu Hause macht? Wichtiger ist doch, dass er seine Arbeit erledigt. Zählen Sie eins und eins zusammen. Sie können Ihn nun auch einfacher ansprechen warum er seine Aufgaben nicht erledigt hat – wenn er sie wirklich nicht erledigt. Schickt er Sie im Büro 10 mal mit Ausreden weiter, kommt er beim täglichen Telefonupdate schon eher in Bredouille. Anwesenheitskontrolle ist in den meisten Fällen somit sowieso hinfällig. Die Ergebnisse sind letztendlich was zählt.

Das Büro der Zunkuft, auch nach Corona: Ein Punkt der überdacht werden kann.

Sind Sie evtl. sowieso am Überlegen in ein anderes Büro umzuziehen um sich vielleicht zu vergrößern oder haben einen großen Kostenblock wegen üppiger Büroräume? Hier kann die Überlegung angestellt werden: Brauche ich künftig für jeden Mitarbeiter wirklich einen eigenen Schreibtisch? Viele große Unternehmen fahren inzwischen den Kurs und stellen physikalische Arbeitsplätze im Büro nur noch geteilt zur Verfügung. Das hat folgende Effekte: Sie können Bürofläche, Ausstattung und Instandhaltung sparen. Das Vorgehen kann man natürlich auch auf kleinere Unternehmen beliebig anwenden. Kommt man nur noch ins Büro für wichtige Meetings, oder einmal in der Woche zum Teammeeting. Dabei sollten Sie jedoch immer Platz für die Mitarbeiter vorsehen, die trotzdem jeden Tag ins Büro kommen möchten weil es vielleicht zu Hause kein richtiger Arbeitsplatz, Internet oder sonstiges vorhanden ist. Nehmen Sie hier auf jeden Fall Rücksicht auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter.

Eine perfekte Überleitung zum nächsten Punkt: Mitarbeiter.

Wer jetzt verschläft in seinem Betrieb die Möglichkeit Homeoffice zu schaffen, spielt mit der Gefahr in Zukunft den Kürzeren zu ziehen. Zwar wird es immer auch Mitarbeiter geben die gerne ins Büro kommen – ein zumindest großzügiges Homeofficeangebot wird aber in Zukunft zum guten Ton beim Arbeitsumfeld gehören. Diejenigen die Sie dadurch nicht ansprechen können wird es höchstwahrscheinlich nicht zu Ihnen verschlagen weil Sie im Büro kostenloses Wasser anbieten. Nutzen Sie Ihre Chance jetzt!

Die Situation für Arbeitnehmer

Auch für den Arbeitnehmer ist der erste große Punkt natürlich: Gewohnheit.

Fassen Sie sich an der eigenen Nase. Die Vorstellung zu Hause im Homeoffice alleine zu versauern ist nicht unbedingt prickelnd. Das Gespräch an der Kaffeemaschine mit den Lieblingskollegen entfällt und auch zu Mittag hängt man alleine ab. Stimmt: aber nicht ganz.

Machen Sie es einfach trotzdem. In der ersten Zeit wirkt das zwar etwas aufgesetzt, aber bald wird ein kurzer „Guten Morgen Call“ zu dem sich vielleicht auch andere Kolleg*innen einwählen können zur Routine die tatsächlich das kurze Schwätzchen vor Ort ersetzen kann. Achten Sie darauf, dass bewusst arbeitsrelevante Themen einen extra Raum oder gar Call haben. Klingt erstmal merkwürdig, stärkt bzw. hält aber den Teamgeist. Video sofern Möglich darf jeder selbst entscheiden! Auch Kolleg*innen aus dem Büro dürfen da natürlich teilnehmen. Ein wichtiger weiterer Punkt:

Im Büro oder nicht ist egal!

Ein sehr wichtiger Punkt! Machen Sie keinen Unterschied ob Sie im Büro oder von zu Hause arbeiten, sollten Sie teils anwesend sein im Büro. Natürlich geht das nicht in allen Bereichen, wenn z.B. vor Ort jemand die Post scannen muss oder Geräte bereitstellen muss etc. Das meiste der tatsächlichen Büroarbeit sollte aber auch vom Homeoffice möglich sein. Für Telefon, E-Mail, SAP oder gar Fax Empfang/Versand gibt es Lösungen und noch mehr. Haken Sie beim Chef nach, wenn es Ihnen an etwas fehlt. Bitte verstehen Sie fehlende „Arbeitsmittel“ oder generell Homeoffice nicht als Einladung zum „Halburlaub“. Das killt jegliches Vertrauen Ihres Chefs und Ihrer Kollegen. Auch wenn Sie Homeoffice vielleicht nur sporadisch machen um z.B. Handwerker herein zu lassen oder Kinder abholen müssen: Teilen Sie sich bei Chef oder Kolleg*innen mit um Vertrauen aufrecht zu erhalten und nehmen Sie die „Auszeiten“ nicht als selbstverständlich hin. Schließlich muss Sie in dieser Zeit auch jemand vertreten.

Wichtig auch: Datenschutz

Lassen Sie keine Unterlagen an Ihrem Heimarbeitsplatz offen herumliegen die niemanden etwas angehen.

Für beide Parteien: Aber wie läuft das eigentlich?

Etwas Technik zum Schluss: Es gibt sehr viele Möglichkeiten Homeoffice umzusetzen. Nutzen Sie z.B. noch Desktops im Büro sollte darüber nachgedacht werden nicht langsam doch auf Notebooks umzusteigen. Fürs Homeoffice benötigt man natürlich die Hardware der Firma zu Hause. Für Festangestellte sollte da auf keinen Fall ein privater Laptop oder PC herhalten. Schon um Datenschutz und Ausfallsicherheit sicherzustellen.

Je nach Branche und Umfeld müssen Sie mit Ihren Kolleg*innen zusammenarbeiten. Hier muss meistens eine Verbindung ins Firmennetzwerk aufgebaut werden mittels VPN. Das ist eine technische Lösung auch außerhalb des Firmennetzwerks mit sämtlichen firmeninternen Programmen wie z.B. SAP, Outlook etc. verbinden zu können.

Eine sehr elegante Lösung kann auch sein sich auf ein im Firmennetzwerk befindlichen Remotedesktop zu verbinden. Dies hat den Vorteil, dass auf dem Notebook oder wenn es denn doch sein muss privaten PC keinerlei Software installiert werden muss. Alles läuft somit im Firmennetzwerk selbst und man steuert den Desktop somit fern.

Hier gilt es allerdings die individuellen Bedürfnisse genau zu betrachten.

Sollten Sie fragen zur Umsetzung haben, kontaktieren Sie mich gerne. Ich berate Sie zu generellen und technischen Fragen gerne!

Sebastian Meier
Digitale Zentrale